Los protagonistas de la gestión de una comunidad de propietarios son muy claros los vecinos/as propietarios/as y su presidente/a, y, opcionalmente junto con el administrador/a de fincas, todos/as forman parte de la buena gestión de la comunidad, no siendo obligatoria su contratación.
Aunque muchas pequeñas fincas no cuentan con la figura del administrador/a de fincas, recomendamos que se contraten los servicios de esta figura, para acometer las tareas y responsabilidades del presidente/a de la comunidad, y las diversas tareas administrativas que le incumben
El presidente/a de comunidades de vecinos, puede hacer la labor de administrador de fincas, pero el dilema se presenta cuando la persona encargada no está capacitada por diversos motivos para su desempeño ó porque la gestión de comunidad de vecinos se torne más complicada, por tanto, la supervisión de un profesional: el administrador de fincas, especializado, sehace bastante necesaria, Siendo lo más normal y aconsejable tener ambas figuras en el día a día de la administración de la finca.
Las funciones del administrador/a de fincas
El rol de un administrador de fincas de la comunidad de propietarios solo lo puede asumir, un/a especialista en la materia, colegiado/a como administrador/a, así como es muy importante que a su vez, sus valores de empresa sean los adecuados.
El motivo principal es el exhaustivo control de los ingresos y gastos que se debe llegar a lo largo de todo el ejercicio administrativo de la comunidad. Se requieren, por tanto, conocimientos económicos y contables y de gestión de contratos con proveedores, siendo cada vez más importantes los conocimientos legales y así como da la Ley de Propiedad Horizontal.
El administrador de fincas actúa como gerente, gestor, secretario, contable y mediador en reuniones de vecinos, además de prestar asesoramiento profesional sobre cualquier tema que afecte a la comunidad.
Se puede contratar a un administrador de fincas para se encargue de determinados puntos únicamente, y es negociable en cuanto a las funciones que desempeñará, como asi ocurre en algunas comunidades siendo las más habituales las siguientes:
Funciones contables:
- Control de los gastos y envío de presupuesto anual a todos los propietarios de la comunidad.
- Supervisión de los fondos de la comunidad para dejarlos en disposición de aquellas personas de la comunidad que figuren como autorizadas para su gestión.
- Supervisión y reclamación de cobros de forma amistosa derivados de servicios, derramas, etc.
- Supervisión, cobro y archivo de recibos ordinarios y extraordinarios de propietarios y vecinos y proveedores.
Funciones administrativos:
- Redacción y envío de convocatorias para la celebración de juntas ordinarias o extraordinarias.
- Redacción y envío de actas y de aquellos documentos, circulares, informes trimestrales, semestrales, etc, que se hayan acordado y cumplir con los acuerdos.
- Presencia y ayuda en todas las juntas ordinarias y extraordinarias.
- Supervisión de contratos, civiles o mercantiles, que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la comunidad.
Funciones de mantenimiento
- Supervisión y mantenimiento de la comunidad y servicios comunitarios.
- Contratación de nuevos servicios o sustitución de los antiguos, previa autorización de la Comunidad de Propietarios.
- Respuesta a las incidencias que requiera de una supervisión profesional o arreglo.
- contratación de los seguros pertinentes y dar parte de los siniestros.
Ser Administrador/a de Fincas no es tarea fácil, ya que la gente tiende a pensar que cualquiera puede administrar un inmueble, entendiendo que tan solo se trata de efectuar pagos a proveedores y controlar el cobro de los recibos, y se toman como fáciles las tareas administrativas de incidencias a realizar, que cada vez se dificultan más hoy en día, sin embargo es importante saber, que la labor desempeñada por un buen Administrador/a de Fincas colegiado, especializado y dedicado a su profesión, abarca muchas funciones que requieren conocimientos de muy distintas materias, lo que le hace estar lo suficientemente cualificado/a.
